Als Pilotinnen sind wir daran gewöhnt, für alle Phasen des Fluges mit Checklisten zu arbeiten. Diese nutzen wir schon bei der Flugvorbereitung und vor Ort dann ab dem Pre-Flight Check, also bevor wir überhaupt ins Flugzeug einsteigen.

Checklisten sind aus unserem fliegerischen Alltag nicht wegzudenken. Einen Pre-Flight-Check ohne Checkliste durchführen? oder ein Fluggerät ohne Checkliste starten? 

Undenkbar! 

Das Risiko ist zu gross, dass etwas übersehen werden und schiefgehen könnte. Notfallsituationen bewältigen? Ohne mentale Checkliste und natürlich regelmässig trainierten Abläufen geht das nicht!

Für uns Pilotinnen und Piloten gehört das strukturierte Vorgehen nach Checklisten zur Tagesordnung – es gibt sie für jede Phase eines Fluges. Jeder Handgriff muss zum richtigen Zeitpunkt und in der richtigen Reihenfolge korrekt erfolgen. Durch das strukturierte Abarbeiten der Checklisten stellen wir sicher, dass nichts vergessen geht und vermeiden unnötigen Stress und Fehler. Im Cockpit wie auch in der Flugvorbereitung dienen Checklisten als mentale Leitfäden. Sie geben Sicherheit, halten dem Piloten den Rücken frei, erhöhen die Kapazität und helfen, den Fokus auf das Wesentliche – das Fliegen des Flugzeuges und die Navigation – zu legen. Checklisten sind unabhängig vom Leistungsnachweis oder der Erfahrung eines Piloten ein essentielles Tool im Cockpit. Das heisst auch, die erfahrensten Piloten arbeiten standardmässig mit Checklisten. 

Warum arbeiten wir Pilotinnen und Piloten mit Checklisten? Um was geht es hier eigentlich?

Es ist ja nicht so, dass wir nicht wissen, wie man unser Fluggerät startet oder landet oder was wir im Notfall – zum Beispiel bei einem Motorausfall – zu tun haben. 

Beim Fliegen wird häufig die zusätzliche Dimension unterschätzt. Wir Menschen wurden ja nicht wirklich fürs Fliegen geschaffen. Und doch wagen wir uns in die Lüfte. Und diese dritte Dimension kann uns – zumindest zu Beginn der Flugausbildung überfordern. Hinzu kommt noch die Flut an Informationen über unser Fluggerät und auch zum Flugfunk. Damit wir uns nicht alles merken müssen, helfen uns Checklisten dabei, nichts zu vergessen. 

Aber warum nutzen wir auch nachdem wir schon mehrere hundert oder tausendmale das Fluggerät geflogen haben, weiterhin die Checklisten?

Es ist ja nicht so, dass wenn wir uns in unser Fluggerät setzen alles Erlebte von und abfällt. Im Gegenteil, wir bringen immer unseren imaginären Rucksack mit allem Erlebten und den Eindrücken und Stress vom Tag bzw. der Woche mit uns – und das bis ins Cockpit. Wir können nur schwer auf «Pause» oder «Stop» drücken, insbesondere, wenn uns etwas nachhaltig beschäftigt. 

Deshalb ist es wichtig, dass wir strukturiert nach Checklisten arbeiten können und somit den Fokus auf das in dem Moment wesentliche – nämlich den Pre-Flight-Check oder das Starten der Maschine – legen können. In dem wir Checklisten nutzen, sparen wir Energie für andere wichtige Prozesse.

Da wir in der Luft nicht die Notbremse anziehen und rechts heranfahren können, ist es für uns unabdingbar, dass wir stets im Hier und Jetzt und jederzeit bereit sind, Entscheidungen zu treffen. Wir müssen mental immer «ahead of the aircraft» sein.  

Und genauso können wir das in unsere Business Welt übersetzen:

Kennt Ihr die Situation? Ein Briefing mit dem Kunden steht morgen an und Ihr überlegt Euch wie das Briefing ablaufen soll, welche Fragen Ihr stellen sollt und welche inhaltlichen Dinge geklärt werden müssen, damit das Projekt sauber, termingerecht und erfolgreich abgewickelt werden kann. Das ist nicht das erste Briefing und auch nicht das letzte. Aber jedes Mal überlegt man sich dieselben Dinge.

In jedem Unternehmen haben wir unzählige, sich wiederholende Abläufe. Von Projekten zum Mitarbeiter- oder Kunden-Onboarding. 

Indem wir wiederholt über Abläufe nachdenken, die wir regelmässig ausführen, verlieren wir viel Zeit und Energie, d.h. wichtige Ressourcen, die wir für andere Tätigkeiten besser einsetzen könnten. 

Checklisten helfen uns aber nicht nur Fokus nicht zu verlieren und Zeit und Energie zu sparen. Sie verhindern auch, dass Fehler passieren, sei es weil etwas für uns zur absoluten Routine geworden ist oder wir etwas zum ersten Mal tun. 

Checklisten machen’s möglich!

Für ein Unternehmen bedeuten Checklisten kontinuierliche Verbesserung, auch im Sinne des Self-Leaderships und Zeitmanagements. Der Initialaufwand, wiederkehrende Abläufe zu identifizieren und zu formalisieren kann beträchtlich sein. Langfristig betrachtet aber, ist es eine grosse Chance die Arbeit zu rationalisieren, kontinuierlich zu verbessern und ermöglicht ein effizienteres und effektiveres Arbeiten. 

Aber!

Es gibt auch Situationen, in denen ich nicht immer Zeit habe, eine Checkliste zu zücken, z.B. beim erwähnten Motorausfall. Dafür benutze ich einen mentale Checkliste, welche ich dann auf Kommando strukturiert abarbeite. 

Diese mentalen Checklisten verinnerliche ich in unzähligen Trainings und Simulationen einer bestimmten Situation. Durch regelmässiges Visualisieren können diese gefestigt werden und so sind sie jederzeit abrufbereit. 

Solche mentalen Checklisten können uns auch in unserem beruflichen und privaten Alltag nützlich sein. Das kann zum Beispiel die Vorbereitung auf ein schwieriges Gespräch sein, wo ich mir im Vorfeld überlege, was ziehe ich an, wie trete ich auf, wie begrüsse ich und was sage ich wann. 

Mentale Checklisten helfen mir aber auch, in der Vorbereitung unvorhergesehener Dinge – wie zu Beispiel beim schwierigen Gespräch. In dem ich mir überlege, welche Situationen eintreten können und mir hierzu mentale Checklisten in Form von Strategien und Massnahmen überlege, kann ich solche Situationen unter Kontrolle halten. Meine mentale Verfassung spielt hier ebenfalls eine wichtige Rolle. 

Eine Checkliste ist aber nur effizient, wenn sie in regelmässigen Zeitabständen auf ihre Aktualität überprüft wird, einfach und klar formuliert ist und allen zugänglich ist. Dies bedingt, dass die „kontinuierliche Verbesserung“ als Mindset bei der gesamten Belegschaft verankert ist und von allen regelmässig praktiziert wird. 

Wir empfehlen die Einbindung aller am Ablauf beteiligten Mitarbeiter, da so alles Wissen konsolidiert und die Identifikation und die Verantwortung für die Checkliste erhöht wird. 

Dies kostet zwar initial mehr Zeit und Geld. So sind aber alle involviert und die Wahrscheinlichkeit, dass möglichst alle Faktoren und Schritte eingebunden werden, steigt. 

Möchtest du mehr über die Verwendung und Einbindung von Checklisten und Continuous Improvement in dein Unternehmen oder in deinem privaten Umfeld erfahren, kontaktiere uns über info@clearedtoland.ch.