Herzlich Willkommen zu unserem – wir können es fast nicht glauben –  8. und letzten Blog aus unserer Serie «das #clearedtoland Erfolgsprinzip». 
Für diejenigen, die unsere 8 Kernpunkte des #clearedtoland Erfolgsprinzips nicht kennen: Es handelt sich hier um einfache und sofort umsetzbare Tools für die erfolgreiche Punktlandung im Berufs- und Privatleben. Ihr findet diese – zusammen mit unserem gesamten Angebot – auf unserer Website unter www.clearedtoland.ch.

Hattet Ihr auch schon mal dieses ungute Gefühl im Magen, als Euch klar geworden ist, dass Ihr denselben Fehler schon wieder gemacht habt? Sicher, oder? Wer kennt das nicht? Es ist zum Mäusemelken. Schön, wenn man doch zukünftig Fehler einfacher vermeiden könnte…

Das Debriefing oder auch Nachbesprechung ist eine Rekapitulation über eine Mission oder ein Projekt oder die so erhaltenen Informationen. Es ist ein strukturierter Prozess nach einer Übung oder einem Ereignis, bei dem die ergriffenen Maßnahmen überprüft werden. Das ist eine der offiziellen Definitionen….so weit, so unklar, oder?

Denn eigentlich wisst Ihr jetzt immer noch nicht, was wirklich damit gemeint ist und vor allem, warum wir von #clearedtoland so überzeugt davon sind, dass der Punkt es sogar in unsere 8 Kernpunkte geschafft hat.

Holen wir mal etwas weiter aus und schauen uns mal die ganzen schönen Vorurteile gegenüber Piloten an: Sunnyboys mit Sonnenbrille, viel Kaffee trinken während der Autopilot fliegt….das sind jetzt ja die harmlosen. Die Wirklichkeit sieht aber-  wie so oft – dann doch leicht anders aus.

Denn in unseren Augen muss eine Pilotin oder ein Pilot vor allem eine Charaktereigenschaft haben: sie oder er muss kritikfähig sein!

Keine Industrie auf dieser Welt lebt so selbstverständlich eine pro-aktive Fehlerkultur. Es ist sozusagen Teil unserer DNA, dass wir alles hinterfragen, inklusive uns selbst. Ständig. 

«Fail Forward»….das ist unser Motto. 

Wir lernen aus unseren Fehlern, wir lernen aus technischen Fehlern und versuchen dabei, immer sicherer zu werden. Das ist uns in den letzten Jahrzehnten auch gut gelungen. 

Wenn Du glaubst, dass Sicherheit teuer ist, warte den Unfall ab! – dieser Satz ist prägend und auch bei den meisten Entscheidungsträgern in Airlines präsent. Allerdings ist der Preis eines Unfalls sehr oft bezahlt worden. Die meisten Unfälle haben viele Menschenleben gekostet. In den Anfängen der Verkehrsfliegerei lag die Rate bei noch etwa 12 tödlichen Unfällen pro einer Million Flugbewegungen. Im Jahr 2019 war diese Rate bei 0,11. Wir können also zu Recht sagen, dass über die letzten Jahrzehnte eine kontinuierliche Verbesserung der Sicherheit an Bord erzielt werden konnte.

Doch wie wurde das geschafft?
Indem die Verantwortlichen realisiert haben, dass in diesem Umfeld das Eisberg-Prinzip herrscht. Die Spitze des Eisbergs ist der Unfall. Doch darunter, gut verborgen unter der Wasseroberfläche, passieren täglich eine Vielzahl von Fehlern. Indem die Verantwortlichen versuchen, diese Fehler zu verhindern, kann die Wahrscheinlichkeit eines Unfalls dramatisch verringert werden.

Wie aber bekommt man sozusagen den Blick unter die Wasseroberfläche um den Eisberg im ganzen Ausmass zu sehen? 

Die Einführung eines Safety Management Systems ist hier der Schlüssel zum Erfolg. Es gilt ein entscheidender Grundsatz:

«Wenn Du weisst, wo Du bist, kannst Du sein, wo Du willst.»

In diesem prägenden Satz geht es grundsätzlich darum, dass man sein Umfeld, seine Strukturen, aber auch seine Persönlichkeit genau kennen muss, um sicher agieren zu können. Dies widerspiegelt auch der Kernpunkt #6 «Focus on your horizon» …. da haben wir das auch schon mal thematisiert.

Für Airlines bedeutet dies, dass die operationellen Risiken des Flugbetriebs genau bekannt sein müssen, um ein effektives Risikomanagement betreiben zu können. Dies wird einerseits mit bekannten Werkzeugen wie Audits, aber auch mit gut eingeführten Reporting-Systemen erreicht.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist das «Flight Data Monitoring». Dabei werden jeder einzelne Flug und seine Parameter statistisch ausgewertet, um frühzeitig Tendenzen erkennen und mögliche Gegenkampagnen starten zu können.

Die Besatzungen werden intensiv in CRM (Crew Resource Management) geschult, um die Soft Skills rund um Kommunikation, Führung und Kooperation zu stärken.

Wer glaubt, dass dies nur in der Luftfahrt funktionieren würde, täuscht sich. Die Grundlagen eines SMS können in nahezu allen Industrien und Branchen eingeführt werden. Wer proaktiv daran arbeitet, dass Fehler erst gar nicht zu Unfällen führen, wird auf Dauer erfolgreicher sein. 

Ein Teil des Safety Management Systems beinhaltet eine gut etablierte und aktiv gelebte Feedback-Kultur…und da wären wir wieder beim Einstiegssatz: wir sind wirklich überzeugt, dass jeder Pilot vor allem kritikfähig sein muss.

Wir machen keinen Check, keinen Flug, ja nicht mal eine einzige Landung, ohne, dass wir diese hinterher besprechen. Und zwar immer mit dem Gedanken des – und jetzt kommen wir zum Wesentlichen – Continuous Improvement. Es geht nämlich nicht darum, mit dem Finger auf irgendjemanden zu zeigen und einen Schuldigen ausfindig zu machen. Es geht darum, Potential zu erkennen, wo mit Massnahmen eine Verbesserung der Sicherheit herbeigeführt werden kann. 

Jegliches Feedback muss daher vor allem drei Kriterien standhalten

Es muss

– sachlich

– konstruktiv

– wertfrei

sein.

Emotionale Gewichtungen oder gar persönliche Anschuldigungen haben hier keinen Platz.

Was aber sehr wichtig ist: wir thematisieren auch absichtlich die positiven Punkte. Und die gibt es immer. 

Im Wesentlichen gilt es die folgenden Fragen zu beantworten:

Welche Besonderheiten gab es? Wo gab es Fehler und eben wo besteht Verbesserungspotenzial? Was lief ausgezeichnet? Was können wir das nächste Mal besser machen und wie?

Wir geben auch hier zu jedem Zeitpunkt stärkenorientiertes Feedback, keine Schuldzuweisungen, sondern Konzentration auf das, was wir in Zukunft besser machen können, also Konzentration auf kontinuierliche Verbesserung und Innovation. 

Hierarchien spielen beim Debriefing absolut keine Rolle. Auch der jüngste Flugbegleiter ist angehalten der Kapitänin ein Feedback zu geben. Sehr oft ist das Resultat eines Debriefings ein Report, aus dem dann nicht selten auch eine tatsächliche Action entsteht. Sei es eine Änderung in den Verfahren, eine Anpassung der Checklisten oder auch einfach nur des Produktes. Es müssen nicht immer die grossen Schritte sein, ganz im Gegenteil. Es sind die kleinen Tröpfchen, die stetig eingesetzt, den Stein höhlen bzw. in unserem Umfeld die Sicherheit erhöhen.

Natürlich funktionieren solche Prozesse nur, weil sie erstens von oben genauso unterstützt werden ja genau so forciert werden und zum anderen weil alle Beteiligten auch wirklich professionell darauf geschult sind. Dies ist ebenfalls Teil der jährlichen schon erwähnten CRM Ausbildung. 

Als Berater erleben wir oft, dass Mitglieder des Managementteams einfach gehen, sobald die ernste Situation vermeintlich vorbei ist. Es wird dann den Mitarbeitern überlassen, mit dem Ergebnis umzugehen.

Unserer Meinung nach ist das ein sehr großer Fehler, denn der Rückblick ist ein wichtiger Teil der Situationsbewältigung, weil Change das neue Normal sein kann!

Wo Menschen arbeiten, sind Fehler unvermeidlich. So ist der sogenannte «Human Factor» auch in der Aviatik die Hauptunfallursache. 

Wie aber können wir dieses Wissen im beruflichen oder auch privaten Umfeld umsetzen?

Bei agilen Arbeitsweisen ist die Retrospektive bzw. das Debriefing als Ritual fest verankert, man sollte dies aber auch im traditionellen Projektmanagement zur Routine machen. 

Innerhalb des Unternehmens ist es die Aufgabe der Führungskräfte oder Projektleiter, eine entsprechende Rolle einzunehmen und damit auch ein integraler Bestandteil des Prozesses zu sein. 

Denn das strategische Recovery ist hier genauso wichtig. Die meisten Unternehmen haben heute eine Art Notfall- und Krisenmanagement, aber keine Ahnung, wie man das Recovery organisiert und plant. Hier ist der entscheidende Unterschied möglich, um sich von der Konkurrenz abzuheben. Je schneller man zum Normalbetrieb zurückkehrt, desto schneller wird sich das Unternehmen wirtschaftlich von einer Krise oder einem Change-Prozess erholen.

Wichtig ist – jeweils zeitnah zu debriefen, denn nach dem Projekt ist vor dem Projekt. 

Es geht darum Bilanz zu ziehen. Zudem ist das Debriefing eine effektive Methode zur Dokumentation von Projekterfahrung.

Im Cockpit machen wir nicht nur am Ende des Fluges ein Debriefing. Wir machen auch ständig während des Fluges sogenannte Cruise Checks, um uns zu vergewissern, dass alle Instrumente und die Aussensituation in Ordnung sind. So sollten wir auch länger dauernde Projekte angehen und nach wichtigen oder kritischen Phasen ein kurzes Debriefing machen, wie alles gelaufen ist und ob man noch auf Kurs ist. 

Was ein Debriefing nicht ist: es ist kein Blame-Game. 

Es geht nicht darum Schuldige zu finden, wenn etwas nicht so gelaufen ist, wie es hätte sollen. Hier kommt wieder die Fehlerkultur eines Unternehmens zum Tragen. Eine positive Fehlerkultur ist der Grundpfeiler für erfolgreiche Debriefings. 

Idealerweise legt man Regeln und eine Agenda fest, nach welchen man das Debriefing durchführt und an welche sich alles Beteiligte halten. 

Wenn man sich mit Respekt begegnet und die Grundregeln einhält, sind Debriefings ein einfaches und wirkungsvolles Instrument. Sie bringen alle Beteiligten auf den gleichen Nenner und tragen zum kollektiven Lernen bei. Es geht darum Versäumnisse zu erkennen, daraus zu lernen und eine Wiederholung zu vermeiden. Und! Positives zu stärken und zu verankern! 

Zusammengefasst kann man sagen, dass Debriefings – richtig durchgeführt – nur Vorteile mit sich bringen: 

– Schaffen von Transparenz in Projekten

– Kollektives Lernen aufgrund von Fakten und ohne Schuldzuweisungen

– Nutzen gesammelter Erfahrungen für künftige Projekte – „aus Erfahrung lernen“

– Vorbeugung von Wiederholungsfehler – „aus Fehlern lernen“

– Trainieren und Verstärken der Kommunikation im Team 

– Fördern der Leistungsfähigkeit und der Qualität von Teams

– Fördern des Bewusstseins für komplexere Aufgaben, Projekte oder Organisationen

Auch in unseren Rollen als Coaches und Consultants aber auch in unseren privaten Rollen ist es wichtig, regelmässig Debriefings durchzuführen und zu reflektieren, d.h. wir nehmen selbst Coachings in Anspruch, um zu reflektieren und uns persönlich weiterzuentwickeln.

Und was kommt oft in der Fliegerei im De-Briefing zum Vorschein? 

Es braucht bei nächsten Mal einen besseren Flugplan. Und somit schliessen wir unseren eigenen #clearedtoland closed loop und wären also wieder bei unserem Kernpunkt 1: Make a Flight Plan. Starten wir also wieder von vorn…

Diejenigen, die mehr wissen möchten und/oder uns für eine Keynote, einen Workshop, ein Coaching oder Consulting buchen möchten, laden wir auf unsere Website unter www.clearedtoland.ch ein. Natürlich ist es auch möglich, massgeschneiderte Angebote anzufragen. Schaut doch vorbei und schreibt uns ein Mail an info@clearedtoland.ch.