Hand aufs Herz, ist Dir immer klar, welche Rolle Du gerade in einem Projekt innehast? Welche Aufgaben Du bis wann zu erledigen hast? Dabei spielt genau das Wissen um die Verantwortlichkeiten eine sehr grosse Rolle für den Erfolg. Und das sowohl im Berufs- als auch im Privatleben.

Standard Operating Procedures (SOPs) im Cockpit

Im Airline Cockpit haben wir es da einfach(er): Ein Pilot hat die Rolle des «Pilot Flying» – also die tatsächliche fliegerische Kontrolle über das Flugzeug – und der andere die Rolle des «Pilot Monitoring». Dieser führt den Flugfunk und unterstützt bei der Flugdurchführung. Diese Rollenverteilung wird jeweils abgewechselt und ist völlig unabhängig von den Positionen Kapitän oder First Officer.

Dieses Rollenverständnis ist in klaren Prozessen, den Standard Operating Procedures (SOPs), definiert. Die Rollen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten sind bis ins letzte Detail festgelegt. 

Ich kann theoretisch sogar einen 14 Stunden Arbeitstag zusammen im Cockpit verbringen ohne auch nur ein einziges privates Wort zu wechseln. Die Sicherheit des Fluges ist dabei nie in Gefahr, weil eben durch die SOPs sichergestellt ist, dass man alle Arbeitsschritte richtig durchführt.

Das bedeutet auch: Die Cockpitbesatzung kontrolliert sich gegenseitig und auch der unerfahrenste Co- Pilot sollte keine Angst haben, den Kapitän auf Fehler aufmerksam zu machen, im Gegenteil: er wird sogar dazu ermuntert. Der Kapitän hat die Führungsrolle, die Hierarchien sind aber sehr flach und das Training so ausgelegt, dass jedes Crewmitglied animiert wird, Beobachtungen oder Zweifel sofort zu kommunizieren.

Turbulenzen auf dem Nachtflug

Wie wichtig dieses klare Rollenverständnis ist, zeigt eine Anekdote, die unser Crew Member Kerstin im Cockpit erlebt hat: Ein bis dahin unauffälliger Flug nachts über die Alpen von den Balearen in Richtung Deutschland. Der Kabinenservice war in vollem Gange, die Wetterkarten präsentierten sich unauffällig, keinerlei Anzeichen von Turbulenzen. Eine wunderschöne, klare Nacht: wolkenfrei, schneebedeckte Bergspitzen im Mondschein, friedliche Ruhe. Plötzlich gerieten sie ohne Vorwarnung in sogenannte Clear Air Turbulences. Diese Art von Turbulenzen ist für Piloten vorab nicht erkennbar, weil es in klarer, wolkenfreier Luft keine sichtbaren Anhaltspunkte für die Bewegung von Luftmassen gibt.

Klare Rollen, bestes Handling

Die Turbulenzen waren so stark, dass sich der Autopilot ausgeschaltet hat und manuell übernommen werden musste. Als Pilotin hat Kerstin den Kernpunkt #2 «Expect the unexpected» verinnerlicht. Im Cockpit trainieren wir, Notfälle zu antizipieren und zu reagieren, deshalb war Kerstin sofort präsent und hochkonzentriert, um die folgenden Schritte bestens eingespielt mit dem Kollegen zu absolvieren:

Step 1: Aviate oder auch «fly the aircraft first». Als «Pilot Flying» hat sie sofort die Kontrolle über das Flugzeug übernommen und versucht, Höhe, Kurs und Geschwindigkeit zu halten.

Step 2: Navigate. Der «Pilot Monitoring» kümmerte sich um die Beobachtung des Luftraums.
Step 3: Communicate. Eine schnelle und klare Kommunikation ist essentiell. Der «Pilot Monitoring» hat die Flugsicherung informiert, damit die anderen Flugzeuge im Luftraum gewarnt werden konnten, und er hat sofort das Anschnallzeichen für die Passagiere eingeschaltet. Nach einigen Minuten wurde es ruhiger, die Lage war fliegerisch unter Kontrolle.
Step 4: Situationsanalyse. Mit Check, ob alle Systeme einwandfrei funktionieren und Cabin Crew und Passagiere wohlauf sind.

Bedeutung des Rollenbewusstseins

Zum Glück kamen alle Passagiere in dieser Nacht mit dem Schrecken davon, es gab keine Verletzten. Gemeinsam mit der Kabinenchefin wurde entschieden,  nach Berlin weiterzufliegen.

Nach der Landung folgte als letzter Schritt das De-briefing. Die komplette Crew diskutierte, was passiert war, wie jeder Einzelne es erlebt hatte und ob es mögliche Verbesserungen aus dieser Situation gab oder ob jemand noch weitere Unterstützung brauchte.

Das klare Rollenverständnis jedes Einzelnen macht am Ende den Unterschied, wie ein Flug gelingt – mit oder ohne Notfall an Bord.

Klare Rollenverteilung im Berufs- und Privatleben

Kann dieses Rollenverständnis 1:1 ins Berufs- oder gar Privatleben übertragen werden? Standard Operating Procedures für alle Lebenslagen sozusagen?

Wir finden: ja.

Wie oft seid Ihr schon mal aus einem Meeting rausgegangen und habt Euch gefragt, wer eigentlich was bis wann macht? War das immer genau geklärt? 

Durch festgelegte Prozesse und Rollen- und Verantwortlichkeitsverteilungen können wir sicherstellen, dass auch jeder einzelne genau weiss, was seine Verantwortung ist und was nicht. So vermeiden wir unter anderem Missverständnisse und Doppelspurigkeiten. Wir stellen so sicher, dass Projekte effizient und ohne «Mehrfach-Loops» durchgeführt und «in Time» und «in Budget» gelandet werden können.

Wenn man im Cockpit die eigene Rolle mal abgeben möchte, dann gibt es auch dafür eine strikte vorgeschriebene Vorgehensweise: Der Pilot Flying sagt «You have control».und wir erinnern uns ans letzte Mal, als wir den Closed Loop beschrieben haben: der Kollege sagt dann klar «I have control» – erst dann sind die Controls auch wirklich übergegangen.

Wir müssen und können auch ohne solche offensichtliche Closed Loops dafür sorgen, dass die Rollenverteilung immer für Jeden klar ersichtlich ist, indem wir unter anderem vor jedem Projekt ein klares Organigramm erstellen oder eine Übersicht der Verantwortlichkeiten. Hier geht es darum, aufzuzeigen, «wer den Hut aufhat» und «in charge» ist, eine Aufgabe zu erledigen. Wichtig ist es auch, dass wir festlegen, bis wann diese Aufgabe erledigt werden sollte, insbesondere, wenn es Schnittstellen zu anderen Tasks und Mitarbeitern im Team gibt. 

Standard Operating Procedures für die Projektarbeit

Und auch für unvorhergesehene Probleme empfiehlt sich die beschriebene Arbeitsweise aus dem Cockpit.

Übersetzt man den Flug über die Alpen jetzt in ein z.B. Projekt im Arbeitsleben, dass durch unvorhersehbare Gründe in Turbulenzen gerät, dann können wir da erstaunliche Parallelen erkennen.

  • Fly the aircraft first….also halten wir bei einem unvorhergesehenen Zwischenfall zu allererst das Projekt «in der Luft» und checken, ob wir trotz allem noch «on track» sind und falls nicht, welche Massnahmen zu ergreifen sind. Vielleicht sind schnelle Massnahmen erforderlich, die ohne zu zögern und schnell umgesetzt werden müssen.
  • Navigate….einmal wieder sicher in der Luft für den Moment  nehmen wir eine genaue Situationsanalyse vor. Wo stehen wir? Wie gross ist die Abweichung vom Sollkurs? Macht es überhaupt Sinn, wieder auf den Sollkurs zurück zu kehren? Oder wäre eine Neu-Berechnung sinnvoller? Eine komplette Umplanung? Eine Diversion? Eine Sicherheitslandung? Wie gross ist der Fuelverbrauch (Kosten, Ressourcen) um zum Flugweg zurück zu kommen? Schaffe ich es mit dem verbleibenden Fuel überhaupt noch zum Ziel?
  • Communicate….wer sind meine Stakeholder? Wen muss ich alles informieren?

Für diesen letzten Punkt des Communicate bietet sich ein weiteres Modell an, das wir in der Luftfahrt gerne für solche Zwecke verwenden: NITS

Wir informieren unsere Stakeholder in dieser NITS Reihenfolge: Nature of problem – Intentions – Time – Specials.

Das ist unser roter Faden, damit nichts vergessen geht.

Dabei beschreiben wir erst, was eigentlich das Problem ist. Danach, was wir planen, in welchem Zeitrahmen und ob es etwas speziell zu beachten gibt. Kurz, bündig und strukturiert – und ein wunderbarer Aufhänger gleich noch, um Aufgaben oder Rollen zu verteilen, den Loop direkt wieder zu schliessen und die Controls sozusagen genau im Blick zu haben.